Prinsip Total Quality Management

Delapan prinsip manajemen  mutu dalam seri ISO 9001 yang di kutip Gasperz (2011:360) perlu dipahami dan diterapkan oleh organisasi adalah sebagai berikut:

1.         Prinsip fokus pelanggan

2.         Prinsip kepemimpinan

3.         Prinsip keterlibatan orang-orang

4.         Prinsip pendekatan proses

5.         Prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen

6.         Prinsip peningkatan terus-menerus

7.         Prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan

8.         Prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan

Berikut adalah penjelasan dari prinsip-prinsip tersebut:

1.     Prinsip Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan. Organisasi harus giat dalam melakukan riset atau studi agar bagaimana produk sesuai dengan ekspektasi dan harapan pelanggan. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan ini, adalah:

a.  Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan-tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.

b.  Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan.

c.  Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi-transaksi.

Penerapan prinsip fokus pelanggan akan membawa organisasi menuju:

a)  Pencarian kembali dan pemahaman kebutuhan serta ekspektasi pelanggan.

b) Jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi terkait langsung dengan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

c)  Penciptaan komunikasi tentang kebutuhan dan ekspektasi pelanggan ke seluruh anggota organisasi.

d) Pengukuran kepuasan pelanggan dan tindakan-tindakan pada hasil-hasil.

e)   Pengelolaan sistematik berkaitan dengan hubungan pelanggan.

f)  Jaminan suatu pendekatan berimbang antara memuaskan pelanggan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan (seperti pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokal, dan masyarakat secara keseluruhan).

2.    Prinsip Kepemimpinan

Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan ini, adalah:

a.  Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi.

b.  Aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam suatu kesatuan cara.

c.  Meminimumkan kesalahan komunikasi di antara tingkat-tingkat dalam organisasi.

Penerapan prinsip kepemimpinan akan membawa organisasi menuju:

a)  Pertimbangan kebutuhan dari semua pihak yang berkepentingan (stakeholders), termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.

b) Penetapan suatu visi yang jelas dari organisasi untuk masa mendatang.

c)  Penetapan sasaran dan target yang menantang.

d) Penciptaan dan pemeliharaan nilai-nilai bersama, keadilan dan etika, pada semua tingkat dalam organisasi.

e)  Penciptaan kepercayaan dan menghilangkan ketakutan.

f)  Penyiapan orang-orang dengan sumber-sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggungjawab dan akuntabilitas.

g) Penciptaan inspirasi, mendukung dan menghargai kontribusi orang-orang dalam organisasi.

3.    Prinsip Keterlibatan Orang-orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan orang ini, adalah:

a.  Orang-orang dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat.

b.  Menumbuh kembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

c.  Orang-orang menjadi bertanggungjawab terhadap kinerja mereka.

d.  Orang-orang menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus-menerus.

Penerapan prinsip keterlibatan orang akan membawa organisasi menuju:

a)  Orang-orang akan memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam orgainisasi.

b) Orang-orang akan mampu mengidentifikasikan kendala-kendala yang menghambat kinerja mereka.

c)  Orang-orang akan bertanggungjawab terhadap masalah yang dihadapi beserta solusi terhadap masalah itu.

d) Orang-orang akan mampu mengevaluasi kinerja mereka dibandingkan terhadap sasaran dan tujuan pribadi.

e)  Orang-orang akan secara aktif mencari kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan kompentensi, pengetahuan dan pengalaman mereka.

f)  Orang-orang akan secara bebas menyumbangkan pengetahuan dan pengalaman mereka.

g) Orang-orang akan secara terbuka mendiskusikan masalah-masalah dan isu-isu yang berkembang.

4.    Prinsip Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melaui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisir. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses ini, adalah:

a.  Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus (cycle times) menjadi lebih pendek, melalui efektivitas penggunaan sumber-sumber daya.

b.  Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan (predictable).

c.  Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus.

Penerapan-penerapan prinsip pendekatan proses akan membawa organisasi menuju:

a)  Pendefinisian secara sistematik dari aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

b) Penetapan tanggungjawab dan akuntabilitas yang jelas untuk mengelola aktivitas-aktivitas pokok.

c)  Kemampuan menganalisa dan mengukur kapabilitas dari aktivitas-aktivitas pokok.

d) Pengidentifikasian keterkaitan dari aktivitas-aktivitas pokok dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi.

e)  Kemampuan memfokuskan faktor-faktor seperti sumber-sumber daya, metode-metode, dan material, yang akan meningkatkan aktivitas-aktivitas pokok dari organisasi.

f)  Kemampuan mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak, dari aktivitas-aktivitas pokok pada pelanggan, pemasok, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

5.    Prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen;

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen ini, adalah:

a.  Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang akan terbaik mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

b.  Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci.

c.  Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi.

Penerapan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen akan membawa organisasi menuju:

a)  Strukturisasi suatu sistem untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.

b) Pemahaman kesalingtergantungan di antara proses-proses dari sistem.

c)  Pendekatan terstruktur yang mengharmonisasikan dan mengintegrasikan proses-proses.

d) Pemahaman yang lebih baik tentang peranan dan tanggungjawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi hambatan-hamabatan antar-fungsi dalam organisasi.

e)  Pemahaman kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber-sumber daya sebelum bertindak.

f)  Kemampuan menetukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi.

g) Peningkatan terus-menerus dari sitem melalui pengukuran dan evaluasi.

6.    Prinsip Peningkatan Terus-Menerus;

Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas.  Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan terus-menerus ini, adalah:

a.  Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi.

b.  Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi.

c.  Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang ada.

Penerapan prinsip peningkatan terus-menerus akan membawa organisasi menuju:

a)  Pengunaan pendekatan lingkup-organisasi (organization-wide approach) yang konsisten terhadap peningkatan terus menerus dari organisasi.

b) Pemberian pelatihan kepada orang-orang tentang metode dan alat-alat peningkatan terus-menerus.

c)  Menjadikan peningkatan terus-menerus dari produk, proses-proses dan sistem, merupakan tujuan utama dari setiap individu dalam organisasi.

d) Penetapan sasaran, ukuran-ukuran, yang terkait dengan peningkatan terus-menerus.

e)  Pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan.

7.    Prinsip Pendekatan Faktual Dalam Pembuatan Keputusan;

Keputusan yang efektif adalah berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen kualitas. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan ini, adalah:

a.  Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

b.  Menigkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan lalu melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual.

c.  Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan.

Penerapan prinsip pendekatan faktual dalam membuat keputusan akan membawa organisasi menuju:

a)  Jaminan bahwa data dan informasi adalah akurat dan dapat diandalkan.

b) Membuat data menjadi mudah diperoleh bagi mereka yang membutuhkannya.

c)  Menganalisis data dan informasi menggunakan metode-metode yang sahih.

d) Keseimbangan dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan berdasarkan pada analisis faktual, pengalaman dan intuisi.

8.  Prinsip Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan;

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan menciptakan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan ini, adalah:

a.  Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak.

b.  Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

c.  Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.

Penerapan prinsip hubungan pemasok yang saling mengutungkan akan membawa organisasi menuju:

a)  Penetapan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang.

b) Pengumpulan dari keahlian dan sumber-sumber daya dengan mitra bisnis.

c)  Mengidentifikasikan dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan.

d) Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka.

e)  Membagi informasi dan rencana-rencana mendatang.

f)  Menentukan pengembangan bersama dan aktivitas-aktivitas peningkatan terus-menerus.

g) Meningkatkan inspirasi, pengakuan dan penghargaan, terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok.

ADS HERE !!!