SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJEMEN KOPERASI
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Koperasi
Dalam suatu perusahaan maupun organisasi masyarakat, maka sumber daya manusia perlu dikelola dengan tepat, yang mutlak memerlukan suatu sistem informasi. Dikatakan mutlak karena semua kegiatan manajemen sumber daya manusia yang efesian dan efektif didasarkan pada sistem informasi. Mula dan perencanaan pembuatan uraian jabatan, diskripsi pekerjaan, diskripsi tugas, standar hasil pekerjaan, rekrutmen, seleksi, orientasi, penempatan pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, sistem imbalan, perencanaan dan pengembangan karier, penegakan disiplin dan etos kerja, pemeliharan hubungan yang serasi dengan para karyawan, pemeliharaaan hubungan industrial, pemutusn hubungaan kerja dan pensiunan serta pelaksanaan audit sumber daya manusia.
Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang sistem informasi untuk manajemen koperasi, alangkah lebih baiknya kita mengetahui pengertian sistem itu terlebih dahulu. Sistem menurut kamus umum bahasa Indonesia adalah seperngkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Menurut Martino sistem adalah serangkaian unsur-unsur yang saling berhubungan dalam suatu bentuk menuju kesuatu tujuan. Menurut Ensiklopedi Administrasi menjelaskan bahwa sistem dalam bahasa Indonesia adalah suatu rangkainaan prosedur yang telah merupakan suatu kebetulan untuk melaksanakan suatu fungsi. Misalnya sistem kearsipan, ini meliputi berbagai prosedur dan metode dlm mengklasifikasi surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpannya dalam berkas, memelihara secara tepat, terus sampai terakhir mengenai cara-cara penyingkiran dan musnahkan surat-surat yang sudah tidak diperlukan lagi.
Menurut Gordon B. Davis informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis lain Burch dan stater menyatakan informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.
Setelah mengetahui mengenai sistem informasi kita akan membahas mengenai pengertian manajemen, manajemen dapat dirumuskan sebagai:
- memilih tujuan
- mengalokasikan dana-dana secara bijaksana
- membuat rencana-rencana dan jadwal-jadwal kerja
- mengawasi kemajuan
- melakukn penilaian melalui umpan balik.
Istilah manajemen adalah istilah inggris, dan di Indonesia lebih dikenal dalam artinya yang berasal dari Amerika Serikat. Istilah “management” dikenal secara luas di Filipina sebagai bekas jajahan Amerika. Dimikian pula di Singapura, Malasyia, hanya agak berbeda isi daripada di Filipina, karena mereka lebih condong keajaran-ajaran yang beraasal dari Inggris.
Menurut George R. Terry, ph. D. manajemen adalah suatu proses tertentu yang yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.
Koperasi adalah suatu perkumpulan orang, biasanya yang memiliki kemampuan ekonomi terbatas, yang melalui suatu bentuk organisasi perusahaan yang diawali secara demokaratis, masing-masing memberikaan sumbangan yang setara terhadap modal yang diperlukan, dan bersedia menanggung resiko serta meneriam imbalan yang sesuai dengan usaha yang mereka lakukan (ILO, 1966 dikutip dari Edilius dan Sudarsono, 1993). Menurut undang-undang tentang perkoperasian Bab I pasal I yang berbunyi koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hokum koperasi dengan melandaskan kegiatnnya berdasarkan prinsip koperasi sekalaigus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Menurut para ahli koperasi (akademis), karakteristik fungsional dasar dari koperasi disebut “criteria idelitas” yakni identitas pribadi antara pemilik dn pelanggan (supplier, pegawai/ karyawaan, tergantung dari jenis koperasinya) yang membedakan koperasi dari organisasi lainnya.
B. Sistem Informasi untuk Manajemen Koperasi
Setelah kita mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem, informasi, dan manajemen, tibalah saatnya untuk menjelaskan apakah yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen itu. Menurut The Encyclopedia of Management sistem informasi manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikaan bantun piawai yang memudahkan proses manajerial kepada pejabat pimpinan.
Menurut Burt Scanlan dan J. Bernard Keys sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Jadi sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembnagkan dalam suaatu organisasi dan disatukan apabila dipndang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Dengan sendirinya data tersebut oleh manajemen diolah lebih dahulu menjadi informasi.
Dalam masing-masing bidang pasti memerlukan keputusan. Mengambil keputusan adalah fungsi pokok dari manajemen. Pilihan cara bertindak selalu tersedia bagi manajer, manajer harus memilih cara bertindak terbaik dengan menggunakan ukuran-ukuran kuantitatif untuk menentukan cara yang mana paling rendah resikonya. Umpan balik mengenai hasil yang diperoleh mengharuskan manajemen mengambil keputusan lagi tentang apakah mengubah alternative yang dipilih ataukh menerima jalannya kejadian yang sedang berlangsung. Jelaslah bahwa pengambilan keputusan itu memerlukan rus informasi dua arah, informasi menaglir ke manajer dan menghasilkan keputusan.
Dengan uraian diatas kitaa dapat merumuskn sistem informasi manaajemen itu menurut fungsinya. Sistem ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan bagi semua tingkat manajemen dalam 2 bidang:
- meramalkan apa yang akan terjadi, dengan menggunakan data histories dan simulasi untuk memberikan alternative dan hasil dari masing-msing alternative itu.
- Membuat garis-garis besar atau perubahan pada prosedur atau keputusan sehingga memungkinkan terlaksananya ramalan yang telah dipilih.
Merumuskan sistem informasi manajemen sebagai sistem yng mempunyai 3 ciri-ciri sebagai berikut:
- mengukur pengaruh keputusan, baik sebelum maupun sesudahnya.
- Mengukur lingkungan, keadaan luar tidak dapat kita kendalikan.
- Bereaksi dalam jangka waktu yang tepat.
Demikian juga koperasi di Indonesia di dalam sistem manajemen koperasi Indonesia diperlukan sistem informasi yang tepat untuk kemajuan koperasi itu sendiri, dintaranya:
- sistem informaasi pemasaran ( terutama tentang distribusi)
- sistem informasi produksi ( terutama tentang persediaan barang / investory)
- sistem informasi akuntasi.
- Sistem informasi untuk manajemen dalam rangka mengambil keputusan yang tepat.
Sistem informasi koperasi adalah solusi atas kebutuhan koperasi untuk melakukan pengelolaan sumber daya koperasi yang semakin komplek dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya. Koperasi dalam perkembangannya telah menjadi sektor bisnis yang penting dalam masyarakat, seiring dengan tingginya tuntutan atas kualitas pelayanan dan lingkup layanan koperasi tidak hanya menyangkut masalah keanggotaan tapi telah meluas sampai pengelolaan tabungan, simpan pinjam, penjualan outlet atau toko, pencatatan stok gudang bahkan sampai dengan pengelolaan kantin. Sistem informasi koperasi ini dibuat dengan sistem client, server, dan multi user yang dilengkapi dengan fasilitas otorisasi dan segmentasi kerja unit yang terintegrasi dalam suatu data base terpusat.
Modul sistem informasi koprasi :
- Modul tabungan
- Modul keanggotaan
- Modul simpan pinjam
- Modul toko
- Modul gudang
- Modul akuntansi dan keuangan
- Modul pelaporan eksekutif
Sistem aplikasi
Pengembangan sistem ini untuk bisnis yang sesuai dengan kebutuhan serta mengutamkan efesiensi dengan produk yang inofatif dan efektif untuk mendukung kelancaran bisnis. Jika dilihat dari aspek kegiatan koperasi, kelompok yang merdeka secara hukum atau unit-unit ekonomi bekerja sama untuk memiliki dan bertanggung jawab atas manajemen suatu badan usaha dan bermaksud untuk menggunakan out put ekonomis dari badan usaha tersebut disebut koperasi. Pelaku ekonomi pada saat bersamaan bertindak sebagai pemilik maupun pelanggan atau pemasok dari unit usahanya, disebut anggota masyarakat koperasi. Kelompok tersebut terdiri dari : anggota koperasi dan badan usaha koperasi, yang bersama-sama membentuk masyarakat koperasi, karakteristik khususnya kemudian disebut prinsip identitas. Pendapat ini dikemukakan oleh benecke (1982).
Dalam sistem manajemen koperasi di indonesia, anggota sebagai pemilik tidak mungkin dapat melaksanakan pengelolaan sendiri, di samping itu jumlah anggota yang terlalu banyak, selain itu tempat tinggalnya terpencar, oleh sebab itu, untuk dapat mengelola usaha secara efektif, anggota kopersi memilih para wakilnya. Wakil untuk mengelola jalannya usaha yang dipilih itu adalah pengurus dan wakil untuk melakukan pengawasan adalaah badan pemeriksa. Pengurus mengelola koperasi adalah untuk kepentingan para anggota yang diwakilinya. Agar usaha koperasi dapat mencerminkan keinginan anggota, maka rapat anggota memilih pengurus, diantara pengurus tersebut yang biasa disebut pengurus lengkap atau kadang-kadang ddisebut juga pengurus pleno, dipilih beberapa orang yang diserahi taanggung jawab khusus yang dalam dunia perkoperasian biasa dikenal sebagai officers, yaitu pengurus yang berkantoran. Oleh sebab itu dasar yang dipergunakan untuk mengelola usahanya adalah keputusan rapat anggota. Pengurus yang menjalankan tugas operasional itu dikelompokkan kedalam berbagai fungsi yang dilakukan. Pada umumnya pembagian pekerjaan yang didaasarkan pada fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
- Ketua Umum
- Wakil Ketua
- Sekretaris I
- Sekretaris II
- Bendahara.
Fungsionaris tersebut, ketua bertugas untuk memimpin, sekretaris untuk mencatat seluruh kegiatan, bendahara bertanggung jawab masalaah keuangan. Pada anggaran dasar koperasi yang baik, selalu mencantumkan tugas-tugas pokokdari para anggota pengurus yang bertugs khusus tersebut.
Satu hal yang sangat penting untuk dapat berhasilnya usaha koperasi adalah yang dikenal sebagai sistem informasi untuk manajemen dalam rangka mengambil keputusan yang tepat. Untuk memutuskan sesuatu, manajemen selalu memerlukan bahan masukan. Bagi pengurus lengkap, masukan tersebut haruslah berasal dari pengurus yang bertanggung jawab khusus tersebut berasal dari menejemen koperasi Indonesia pada tahun sebelum 1960, pengurus yang diserahi tanggung jawab khusus tersebut disebut pengurus harian. Adapun proses datangnya dan berbagai jenis informasi yang diperlukan oleh manajemen. Dapat dilihat dari skema
Skema Manajemen Informasi Sistem
Keterangan bidang perencanaan keterangan bidang pengawasan
Umpan Balik
|
|
|
|
|
|
|
|  |
| Internal data : 1. quantitative financial 2. quantitative physical 3. non-quantitative | |
|
| Data keuangan : 1. pemasaran 2. pembuatan produk 3. penelitian dan pengembangan 4. personel | |
|
|
Skema ini memberikan penjelasan tentang bagaimana siklus perencanaan itu terjadi, dalam hal ini dimana letak pengurus, baik pengurus pleno maupun pengurus harian.
